Em principio se não houver um novo adiamento, a partir de 01/01/2024 as empresas que enviam ou querem começar a enviar as suas faturas por e-mail em formato PDF, como alternativa as faturas em papel, será obrigatório que essas faturas em PDF tenham uma assinatura digital qualificada do gerente ou um selo eletrónico da empresa, para que as mesmas sejam aceites fiscalmente.
O governo tem realizado diversas adaptações do calendário fiscal para favorecer a adequação aos requisitos anunciados no Decreto-lei n.º 28/2019 que regulamenta esta matéria. As datas foram alargadas, contudo, os prazos vão chegando e é conveniente implementar os mecanismos e soluções para o seu cumprimento. Assim em princípio a partir de 1 de janeiro de 2024, será obrigatória a assinatura digital qualificada de faturas em PDF.
A assinatura digital qualificada contém informação sobre a pessoa (Gerente) que está a assinar o documento, enquanto que o selo eletrónico apenas contém informação encriptada que irá identificar a empresa. O Selo eletrónico é válido apenas para pessoas coletivas e destina-se à identificação exclusiva de uma pessoa coletiva (empresa / entidade / organização) com garantia de integridade e autenticidade da mesma em toda a União Europeia. Funciona como versão digital segura do carimbo de empresa ou do selo branco, no caso de organismos públicos. Estes Selos eletrónicos só são comercializados em Portugal por entidades privadas como a Multicert ou Digitalsign, enquanto que a assinatura qualificada do gerente é emitida pela AMA (Agência para a modernização administrativa) – SAFE através da chave móvel digital. As entidades privadas acima mencionadas também emitem Certificados de assinatura qualificada de gerente.
A maior parte dos Fornecedores de Software de Faturação está a trabalhar com a AMA (Agência para a modernização administrativa) – SAFE que é uma entidade do Estado e que utiliza o Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP) da chave móvel digital atribuída a qualquer cidadão com o cartão de cidadão Português.
Assim, para se obter uma assinatura qualificada num programa que trabalhe com a AMA-SAFE, é necessário em primeiro lugar que o Gerente que vai assinar eletronicamente as Faturas PDF, tenha a sua chave móvel digital ativa e pronta a utilizar. Depois é necessário aderir ao Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP), e nele associar o atributo empresarial de gerente da empresa, e autorizar a qualidade de emissão e assinatura de fatura eletrónica. Esta certificação tem uma duração de dois anos. O pedido inicial é gratuito, os seguintes têm um custo de 40 €.
Depois de estar ativada na chave móvel digital os atributos empresariais atrás mencionados, esse Certificado de assinatura de fatura eletrónica tem que ser associado no seu software de faturação, sendo que para o efeito devem consultar o manual desse mesmo software ou então pedir ao informático que vos dá apoio que faça essa associação. Por questões de Segurança e de validação periódica dos dados, a associação deste Certificado de assinatura ou Selo eletrónico caduca ao fim de 45 dias, pelo que volta a ter de ser feita uma nova associação ao fim de cada 45 dias, mas normalmente o programa avisa com antecedência.
Se não houver qualquer adiamento, a partir de 01/01/2024 também só devem aceitar que os vossos fornecedores vos enviem as Faturas em PDF por email, se a mesmas contiverem a assinatura qualificada, caso contrário não são aceites fiscalmente.
